Windmill

Jest ustawa - będą problemy. Takie skojarzenie jest zupełnie naturalne u polskich przedsiębiorców, przyzwyczajonych do przebijania się z maczetą przez biurokratyczną dżunglę. Choć doświadczenia z regulacjami dotyczącymi pracowniczych programów emerytalnych nie są najlepsze, to obecnie obowiązujące przepisy są całkiem niezłe. Stworzenie takiego programu wcale nie jest skomplikowane z prawnego punktu widzenia.

Stało się tak za sprawą nowej ustawy o PPE z kwietnia 2004 r., która uprościła procedury w porównaniu do poprzednich przepisów, z lat dziewięćdziesiątych. Fundamentalna zapisana w niej zasada brzmi:

- Utworzenie programu emerytalnego przez pracodawcę jest dobrowolne i następuje na podstawie umowy zawieranej z przedstawicielami pracowników - tłumaczy krótko Magdalena Włodarska, radca prawny w kancelarii Windmill Gąsiewski & Roman.

Same przepisy wskazują na trzy kroki, które musi wykonać pracodawca. Po pierwsze, trzeba podpisać umowę zakładową albo międzyzakładową z reprezentacją pracowników. Po drugie, zawrzeć umowę z instytucją finansową lub stworzyć własne towarzystwo emerytalne i fundusz emerytalny (albo nabyć akcje istniejącego towarzystwa). Potem pozostaje już tylko zarejestrowanie programu w Komisji Nadzoru Finansowego (KNF).

Procedura zapisana w ustawie determinuje kolejność działań, jakie musi podjąć przedsiębiorca. Najpierw (ewentualnie poprzedzając to wstępnymi rozmowami w przedsiębiorstwie) warto rozpocząć rozmowy z instytucją finansową, która będzie zarządzać pieniędzmi, aby mieć co negocjować i ustalać z załogą. Umowa zakładowa zawiera kluczowe dla funkcjonowania PPE (oraz dla samych zainteresowanych, czyli pracowników) zapisy.

- Powinna ona określać między innymi formę programu wraz ze wskazaniem zarządzającego, warunki i tryb przystępowania do PPE i występowania z niego, zasady gromadzenia środków i zarządzania nimi, przypadki i warunki wypowiedzenia umowy wiążącej pracodawcę z instytucją finansową oraz warunki, terminy i sposób wypłaty pieniędzy - wymienia Magdalena Włodarska.

Pracodawca powinien tę umowę wynegocjować z reprezentacją pracowników, czyli co do zasady z wszystkimi związkami zawodowymi działającymi w firmie. Jeżeli jest w tej szczęśliwej sytuacji, że w przedsiębiorstwie działa tylko jedna zakładowa organizacja związkowa, to w negocjacjach reprezentuje ona oprócz swoich członków także pracowników niezrzeszonych. Pracodawca powinien przedstawić związkom ofertę utworzenia PPE, która poza projektem umowy zakładowej musi zawierać także ustalone przedwstępne warunki umowy z instytucją finansową (lub statut towarzystwa emerytalnego i statut funduszu emerytalnego, ewentualnie projekty obu).

Tak złożona oferta musi mieć termin ważności, który określa pracodawca. Nie może być on krótszy niż trzy miesiące. Jeżeli w tym czasie nie uda się dogadać ze wszystkimi związkami, szanse utworzenie programu nie giną. Mianowicie gdy w okresie dwóch miesięcy od dnia przedstawienia oferty utworzenia PPE nie dojdzie do zawarcia umowy zakładowej z powodu braku zgody co do jej treści, wówczas pracodawca może zawrzeć taką umowę z, jak to ujmuje ustawa, "reprezentatywnymi zakładowymi organizacjami związkowymi". Za takie uważa się związki zawodowe, które reprezentują co najmniej 10 proc. całej załogi.

Inna sytuacja występuje w firmach, w których nie działa żaden związek zawodowy (na przykład zatrudniających 15 osób). W takiej sytuacji pracodawca składa ofertę zawarcia umowy zakładowej wraz z innymi dokumentami reprezentacji pracowników wyłonionej w trybie przyjętym w przedsiębiorstwie, opisanym na przykład w regulaminie pracy.

Gdy już uda się porozumieć z pracownikami, wtedy przychodzi czas na negocjacje z instytucją finansową, która będzie gromadzić środki i zarządzać nimi. Ustawa o PPE nie nakłada tu szczególnych wymogów. Z pewnością w takiej umowie powinny się znaleźć obowiązki instytucji finansowej i wynagrodzenie za jej usługi.

Jeśli pracodawca tworzy własne towarzystwo emerytalne i fundusz albo nabywa akcje istniejącego towarzystwa, zasady funkcjonowania programu są opisane w ich statutach. Gdy ten krok firma ma już za sobą, pozostaje zgłosić PPE do Komisji Nadzoru Finansowego. Założenie programu nie wymaga koncesji ani zezwolenia. Potrzebna jest jedynie rejestracja. Szczegóły dotyczące wniosku oraz zasady rejestracji są określone w ustawie. Sam wniosek powinien zawierać dane pracodawcy i zarządzającego, a także liczne załączniki, wśród nich zaświadczenie o braku zaległości w opłacaniu składek na ZUS, takie samo zaświadczenie urzędu skarbowego oraz umowy: zakładową i z instytucją finansową wraz ze wzorem deklaracji o przystąpieniu do programu.

Komisja może odmówić rejestracji programu, gdy w wyznaczonym przez nią czasie nie zostaną usunięte nieprawidłowości oraz niezgodności z przepisami (a także, w przypadku zagranicznego zarządzającego, przy braku jego akceptacji przez zagraniczny organ nadzoru. To jednak ścieżka czysto teoretyczna).

Proces rejestracji trwa od kilku do kilkunastu tygodni. Dopiero po jego pozytywnym zakończeniu program emerytalny może zacząć działać. Jednak nie dla wszystkich.

Prawo do uczestnictwa w PPE przysługuje każdemu pracownikowi, który jest zatrudniony u pracodawcy nie krócej niż trzy miesiące, ale umowa zakładowa może te kwestie regulować odmiennie. Ustawa eliminuje natomiast definitywnie z PPE pracowników, którzy mają więcej niż 70 lat.

Zasady wstąpienia pracowników do programu opisuje umowa zakładowa. W praktyce następuje to na podstawie pisemnej deklaracji zatrudnionego. Przyjęcie do programu powinno nastąpić po upływie jednego miesiąca od jej złożenia.

- Plusem PPE jest łatwy sposób przystąpienia pracownika, a także możliwość wpłacania przez pracowników dodatkowych składek w zadeklarowanej przez siebie w deklaracji wysokości - ocenia Grzegorz Kotarba, radca prawny, wspólnik w kancelarii Wojciechowska & Kotarba. Uzupełniają one składkę podstawową uiszczaną przez pracodawcę i muszą zostać wpisane do deklaracji.

Uczestnik programu może zadeklarować składkę dodatkową, o ile umowa zakładowa tego nie zakazuje. W deklaracji określa jej wysokość, którą później może zmienić albo w ogóle zrezygnować z takich wpłat. Ograni-czenie jest jedno: suma składek dodatkowych wniesionych przez uczestnika PPE do jednego programu w ciągu roku nie może przekroczyć trzykrotności kwoty odpowiadającej maksymalnej wysokości wpłaty na IKE. Obec-nie jest to pułap mniej więcej 12 tys. złotych. Sama składka dodatkowa jest potrącana z wynagrodzenia po jego opodatkowaniu.

Kwota wpłacanej składki podstawowej nie może przekroczyć 7 proc. wynagrodzenia uczestnika (liczonego jako podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe, ale bez ograniczeń kwotowych wynikających z ustawowy o systemie ubezpieczeń społecznych). Wysokość składki podstawowej może być ustalana na trzy sposoby: procentowo od wynagrodzenia, w jednakowej kwocie dla wszystkich uczestników lub liczona procentowo od wynagrodzenia, ale z określeniem maksymalnej kwotowej wysokości. Pracownik może uczestniczyć w wielu PPE, jeśli jest zatrudniony u kilku pracodawców.

- A po ustaniu zatrudnienia, ma prawo przenieść środki zgromadzone w programie do programu emerytalnego prowadzonego przez nowego pracodawcę. Ma także inny wybór: może przenieść je do indywidualnego konta emerytalnego. Nie ma też przeszkód prawnych, aby pracownik jednocześnie uczestniczył w PPE oraz posiadał IKE - uzupełnia Magdalena Włodarska.

Natomiast w razie śmierci uczestnika programu zgromadzone pieniądze będą przekazane wybranej przez niego osobie, a jeżeli takiej nie wskazał - wejdą w skład spadku i wówczas będą podlegały dziedziczeniu na zasadach ogólnych.

Składki nalicza i odprowadza pracodawca, nie jest to jednak uciążliwe zważywszy na i tak wykonywane obowiązkowe operacje, takie jak rozliczenia z fiskusem etc. Nowym obciążeniem jest obowiązek informowania pracowników (w sposób zwyczajowo przyjęty, czyli na przykład mailem lub na piśmie) o warunkach funkcjonowania programu. Informacja powinna zawierać m.in. formę PPE wraz ze wskazaniem podmiotu zarządzającego, określenie wysokości składki podstawowej, określenie sumy składek dodatkowych, omówienie za-sad wypłaty, wypłaty transferowej czy zwrotu zgromadzonych na rachunku pieniędzy. Pracodawca musi również aktualizować informacje dotyczące zasad działania PPE niezwłocznie po ich uzyskaniu.

Szczególnym obowiązkiem jest przekazywanie uczestnikom programu pisemnej informacji o warunkach wypłaty zgromadzonych środków - w dwóch przypadkach: w pierwszym kwartale roku kalendarzowego, w którym uczestnik ukończył 60 lat lub w ciągu 30 dni od ustania stosunku pracy z powodu uzyskania wcześniejszych uprawnień emerytalnych.

System jest elastyczny. Ustawa przewiduje przede wszystkim możliwość zawieszenia odprowadzania składek podstawowych, z uwagi choćby na trudności finansowe przedsiębiorstwa, nawet spowodowane czynnikami niezależnymi - na przykład wahaniami koniunktury. Ta furtka ma pomóc firmie wyjść na prostą. To zresztą kolejny plus PPE - czasowe zmniejszenie wynagrodzenia bywa o wiele trudniejszą operacją, również w sensie technicznym.

Zawieszenie wpłaty składek (lub ich ograniczenie) może nastąpić w drodze porozumienia pracodawcy z reprezentacją pracowników, może też być jego suwerenną, niezależną decyzją. Ustawa nakłada jednak przy takiej operacji pewne ograniczenie, które ma chronić zgromadzony kapitał. W okresie dwunastu miesięcy łączny okres jednostronnego zawieszenia nie może przekroczyć trzech miesięcy.

W grę wchodzi także rozwiązanie bardziej radykalne, mianowicie likwidacja programu. - Takie rozwiązanie jest możliwe w każdym czasie za zgodą pracodawcy i reprezentacji pracowników - wyjaśnia Marcin Wojewódka, radca prawny, współautor komentarza do ustawy o PPE. Pracodawca może również samodzielnie zlikwidować PPE z 12-miesięcznym okresem wypowiedzenia. Ponadto likwidacja jest możliwa na przykład w razie upadłości pracodawcy, wypowiedzenia umowy przez instytucję finansową - jeżeli reprezentacja pracowników nie wyrazi zgody na zmianę umowy zakładowej, likwidacji wszystkich funduszy inwestycyjnych, w których były gromadzone składki etc.

Lista zalet jest długa, ale można też wskazać mankamenty.

- Za minus uznać trzeba pozostawienie inicjatywy stworzenia PPE w zakładzie pracy tylko pracodawcy, a także obciążenie go składkami podstawowymi - uważa Grzegorz Kotarba.

Z drugiej strony, pracownicy nie mają możliwości indywidualnego negocjowania zasad swego uczestnictwa w programie. Mogą przystąpić do niego wyłącznie na warunkach określonych w umowie zakładowej i nie mają wpływu na zarządzanie środkami gromadzonymi w ramach PPE.

- Poza tym ustawa nie wskazuje wystarczająco jasno, co dzieje się ze zgromadzonymi środkami w sytuacji likwidacji, przekształcenia zakładu lub zmiany pracodawcy. Pozostawia też po stronie tego ostatniego wiele uprawnień, na przykład zawieszanie wpłat składek, na które jednostkowi pracownicy nie mają większego wpływu - wylicza Grzegorz Kotarba. To, czy plusy i zalety pracowniczych programów emerytalnych rekompensują prawne niedociągnięcia, pozostaje rozstrzygnąć każdej firmie samodzielnie.

Źródło: Forbes
Autor: Albert Stawiszyńsk